5 choses à retenir sur les logiciels de gestion de ludothèques

Une ludothèque est un cadre qui rassemble énormément de monde. Les gens viennent emprunter des jeux et des jouets, jouer sur place, participer à des animations ou des ateliers. L’organisation et la gestion d’un tel lieu n’est donc pas de tout repos. C’est pourquoi il peut être utile d’avoir un logiciel dédié à portée de main. Alors que doit-on retenir d’un tel outil ? Réponse dans cet article.

Ils permettent de gérer les adhérents, les jeux, les prêts et les retours

Disposer d’un logiciel de gestion de ludothèques, c’est l’avantage de créer et de modifier les fiches des adhérents, de gérer les cotisations, les droits d’accès, les réservations, les relances, etc. Aussi, il offre une telle facilité à gérer le catalogue des jeux, avec des informations comme le nom, la description, la photo, le code-barres, la catégorie, l’âge, le nombre de joueurs, etc. Selon le concepteur, les fonctionnalités intégrées peuvent être encore plus impressionnantes. Sur cette page https://www.eludeo.fr/, vous avez un meilleur aperçu du genre d’outil que c’est. Il sera même en mesure de gérer les prêts et les retours, avec la possibilité de scanner les codes-barres, de consulter l’historique, de gérer les retards, les réparations, les pertes, etc.

Ils facilitent la communication avec les adhérents et les partenaires

Les logiciels de gestion ont pour point commun de supprimer l’aspect rédhibitoire des tâches chronophages et fastidieuses. En d’autres termes, vous prendrez du plaisir à effectuer des tâches qui sont d’ordinaire rebutantes. C’est également le même principe avec un logiciel de gestion de ludothèques. Dites-vous qu’il vous permet d’envoyer des courriers, des e-mails ou des SMS aux adhérents pour les informer des nouveautés, des animations, des rappels de prêts, etc. Il se montre aussi efficace pour communiquer avec les partenaires, notamment les fournisseurs, les écoles, les associations, les collectivités, etc. Au besoin, vous pouvez vous en servir pour générer des documents, des devis, des factures, des conventions, etc.

Ils offrent des outils de statistiques et de pilotage

Il n’y a rien de rassurant que d’avoir son entreprise sous contrôle. Vous avez en vue la performance des méthodes utilisées, les points faibles de vos stratégies et les potentiels points d’amélioration. Avec un logiciel de gestion de ludothèques, pas besoin de déléguer une équipe pour effectuer cette tâche. Il vous permet de suivre l’activité de votre structure avec des indicateurs comme le nombre d’adhérents, de jeux, de prêts, de visites, de réservations, etc. Il permet aussi de réaliser des analyses, des comparaisons, des graphiques et des tableaux de bord. Et en ce qui concerne l’exportation des données vers des logiciels comme Excel, Word, le problème ne se pose pas. Tout est conçu de façon à faciliter le pilotage de son projet.

Ils sont adaptés aux besoins et aux spécificités de chaque ludothèque

Un logiciel de gestion de ludothèques n’est pas forcément un outil préconstitué. Chaque entreprise peut commander l’outil qui lui convient selon l’envergure de son projet et des ressources à sa disposition, financières incluses. Cela sous-entend que vous pourrez personnaliser les paramètres de votre logiciel, les options, les fonctionnalités, selon vos besoins et vos préférences. Le logiciel de gestion de ludothèques permet aussi de s’adapter aux spécificités de chaque entreprise, comme le type de public, le mode de fonctionnement, les règles de prêt, les tarifs, les horaires, etc.

Ils sont disponibles en ligne ou à télécharger

Les logiciels de gestion de ludothèques offrent une certaine flexibilité aux entreprises quant à la méthode d’obtention de leur outil de gestion. Ainsi, ce dernier peut être accessible en ligne via un navigateur web ou à télécharger sur un ordinateur. Le choix dépend des avantages et des inconvénients de chaque solution. Un logiciel en ligne offre une accessibilité à distance, une sauvegarde automatique, une mise à jour régulière, mais nécessite une connexion internet stable et sécurisée. Un logiciel à télécharger offre une autonomie, une confidentialité, une personnalisation, mais nécessite une installation, une maintenance, une sauvegarde manuelle.